Warum schreiben wir über Tools

1 Zusammenfassung

Tools sind im Rahmen der Digitalisierung in aller Munde. Ein gut durchdachtes Tool spart enorm viel Aufwand und unterstützt gleichzeitig die Mitarbeiter, ihre Tätigkeiten effizient und in der richtigen Art und Weise durchzuführen. Aber wieviel Toolunterstützung ist sinnvoll und wie sollten die Tools konfiguriert werden?

2 Geht ASPICE auch ohne Tools?

Aus der Sicht der ASPICE Spezifikation ist die Antwort auf diese Frage klar: ASPICE befasst sich damit was getan werden muss, nicht wie es getan werden muss. Eine generelle Forderung für spezielle Tools kann es also nicht geben. Dennoch gibt es in ASPICE eine Reihe von Forderungen, die mit Hilfe von Tools überhaupt, bzw. wesentlich einfacher erfüllbar sind. Allen voran die allgegenwärtige Forderung der Nachvollziehbarkeit (Traceability) und Konsistenz (Consistency).

3 Warum sind Tools nützlich für Nachvollziehbarkeit und Konsistenz?

Voraussetzung für Nachvollziehbarkeit und Konsistenz ist, dass jede Informationseinheit durch einen eindeutigen persistenten Bezeichner (ID) identifiziert wird, und dass es zwischen diesen Bezeichnern Beziehungen gibt, die in beiden Richtungen navigierbar sind.

Die Gliederung in Word z.B. ist für diesen Zweck ungeeignet, da sie sich automatisch ändert, wenn man einen Gliederungspunkt einfügt. Eine manuell gepflegte Spalte in Excel entspricht schon viel mehr den Anforderungen, zumal man den dort eingetragenen Wert an einer anderen Stelle als Referenz eintragen kann. Es stellt sich jedoch die Frage, ob dies noch mit vertretbarem Aufwand aktuell gehalten werden kann, wenn das Projekt größer wird oder sich wesentliche Änderungen ergeben.

3.1 Bild: Beziehung zwischen Requirements und Tests

4 Wie steht es mit dem Status

Viele Base Practices enthalten Formulierungen wie „Identify and record“ oder „Record the status“. Die Funktionalität der Identifizierung bringen viele Tools von Haus aus mit. Allen Elementen, die im Requirements Management System oder im Ticket System angelegt werden, wird automatisch eine eindeutige ID zugewiesen und ein Statusfeld gehört ebenfalls zur Grundausstattung. Im Status können dann nur vordefinierte Werte eingegeben werden und der Übergang zu bestimmten Zuständen wie beispielsweise ‚Freigegeben‘ kann an Bedingungen geknüpft werden. So könnte beispielsweise die Freigabe eines Elements erfordern, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen.

Natürlich kann man seine Probleme auch in einer Excel Liste erfassen und den Status in eine dafür vorgesehene Spalte eintragen. In diesem Fall sollte aber zumindest die Eingabe in diese Spalte auf eine Werteliste eingeschränkt werden, um eine statistische Auswertung zu ermöglichen. Denn häufig scheitert die statistische Auswertung von Excel Listen genau an solchen Abweichungen von den definierten Werten.

5 Automatische Auswertungen helfen den Überblick zu behalten

Der Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von regelmäßigen Statusberichten, wie sie von einigen Base Practices gefordert werden, wird häufig unterschätzt. Viele Tools bringen leistungsfähige Mechanismen mit, um die im Tool enthaltenen Daten statistisch auszuwerten und diese Auswertungen übersichtlich zu formatieren. Wenn diese Auswertungen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, kann der Mitarbeiter sehen, wieviel der notwendigen Arbeit bereits erledigt ist und welche Punkte noch offen sind.

6 Elektronische Freigaben sparen Zeit und Aufwand

Wer einmal erlebt hat, dass Papierdokumente für einen Freigabeumlauf mehrere Wochen unterwegs sind, da die betreffenden Personen z.B. auf Dienstreise sind, wird die Möglichkeit einer elektronischen Freigabe schätzen. Hier bekommt jeder Unterzeichnende eine Mail mit einem Link auf das betreffende Dokument. Nach Überprüfung klickt er einen Button und gibt sein Passwort ein. Eine beliebige Anzahl von Personen kann in beliebiger Reihenfolge abzeichnen und der aktuelle Fortschritt ist jederzeit sichtbar.

7 Braucht man alles in einem Tool?

Es gibt für jeden Zweck speziell zugeschnittene Tools aber auch Werkzeuge, die alle Bedürfnisse auf einmal abdecken. Die Frage, ob man besser ein Tool wählt oder viele verschiedene kann nicht allgemein beantwortet werden. Große, leistungsfähige Tools sind nicht nur teuer, sie erfordern im Allgemeinen auch einen erheblichen Einführungsaufwand. Wenn sie allerdings im Unternehmen eingeführt sind und von den Mitarbeitern angenommen werden, ermöglichen sie eine durchgängige Arbeitsweise mit geringem Bedarf an manueller Synchronisation. Bei der Einführung solcher Tools muss man sich darüber im Klaren sein, dass diese grundsätzlich als Baukasten geliefert werden, der dann nach eigenem Bedarf konfiguriert und erweitert werden kann und muss.

Häufig sind im Unternehmen bereits Tools im Einsatz, die einen bestimmten Teil der Anforderungen abdecken, so dass man in Kombination mit anderen, neuen Werkzeugen eine Tool-Landschaft aufbauen kann, die alle Bedürfnisse erfüllt. Ein wesentlicher Vorteil ist hier, dass bereits etablierte Abläufe zum großen Teil beibehalten werden können. Der schwierigste Punkt ist allerdings, das Zusammenspiel der Werkzeuge, besonders die Schnittstellen zwischen den Tools. Wer das Zusammenspiel durch Automatisierung sicherstellen kann, hat im Endeffekt eine Tool-Landschaft, die ihm auf den Leib geschneidert ist und oft mindestens so leistungsfähig ist wie ein großes Gesamtsystem aus einer Hand. Ein weiterer Vorteil individueller Tools für einen bestimmten Einsatzzweck ist die Freiheit, spezialisierte Werkzeuge einsetzen zu können, die besonders gut für die Aufgabenstellung geeignet sind. Aber Vorsicht: Aufwand und Kosten für solche maßgeschneiderte Werkzeuglösungen erreichen schnell die gleiche Größenordnung wie die Anschaffung und Einführung eines ganz neuen Gesamtsystems.

8 Und warum scheiben wir über Tools

Die Knüvener Mackert GmbH hat in der Vergangenheit zahlreiche Kunden bei der Erreichung der ASPICE Konformität und dem Aufbau der dafür notwendigen Infrastruktur unterstützt. Die Entscheidung für eine Toollandschaft muss für jedes Unternehmen individuell getroffen werden, dennoch sind die Schlüsselfragen immer wieder ähnlich. Wir werden in den nächsten Artikeln auf einzelne Tools eingehen und mit den Lesern unsere Erfahrungen teilen

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